Главная|Статьи|10 Способов как самому организовать грандиозное мероприятие

10 Способов как самому организовать грандиозное мероприятие

« Назад

18.05.2014 20:57

Для начала, необходимо определиться, что вы хотите получить от мероприятия, и каким вы его видите: деловое или развлекательное. Конечно, мероприятие может быть разным, будь это корпоратив компании, свадьба, вечеринка в честь директора фирмы или ваш юбилей. Мы не будем затрагивать сегодня тему крупных корпоративных (деловых) торжеств или рекламных услуг, так как для этого уже необходима команда профессионалов и достаточно знаний в этой области.

А сегодня мы поговорим о том, как можно быстро своими силами подготовить развлекательное мероприятие, которое принесет радость, море позитива и незабываемых впечатлений о замечательно проведённом времени.

Для начала мы должны понять, что же такое мероприятие.

Роберт Ф. Джани, один из руководителей парка развлечений Уолта Диснея, сказал, что мероприятие - это то, что отличается от обычной жизни.

Наша задача, чтобы на мероприятии нас не касались заботы рутинной жизни, и мы в свое удовольствие наслаждались праздником.

На самом деле, правил существует множество, но мы постарались выделить, как нам кажется, 10 более приоритетных из них.

Итак, 10 правил, которые необходимо знать для организации развлекательного мероприятия.

1 Цели и задачи

С кокой целью вы проводите мероприятие?

Возьмите листочек бумаги или ежедневник и запишите все, что вам необходимо получить от данного мероприятия: развлечься, отдохнуть, подвести итоги и т.д. Цели бывают разные. И когда вы сформулируете цели и задачи, вам будет проще определиться, что вам понадобится для вашего события.

2 Бюджет

Один из важнейших пунктов. Все должно быть соизмеримо с бюджетом. Вы должны учитывать сколько вам понадобится денег на ресторан или кейтеринг, на программу, фото, видео, звуковую и световую аппаратуру. Немало важный пункт - непредвиденные расходы, так как на мероприятии может случиться все, что угодно.

3 Количество гостей

Сколько гостей будет присутствовать на мероприятии?

Это необходимо знать для того, чтобы выбрать подходящую площадку (ресторан) для вашего праздника, а также определить соотношение мужчин и женщин, возрастные параметры и выявить, кто из гостей является самым активным и веселым. Желательно разузнать про гостей, которые будут присутствовать на вашем мероприятии, как можно больше.

4 Подбор площадки

Это может быть ресторан, клуб, база отдыха, развлекательный центр или любое другое место, выбранное вами для проведения мероприятия. Если ваш event будет проходить в ресторане/кафе/клубе - необходимо встретиться с менеджером выбранного заведения, который поможет вам подобрать меню, обговорит рассадку гостей, расскажет про правила пребывания в их заведении. Если вы определились с датой, желательно заранее забронировать интересующий день, для того, чтобы в противном случае не пришлось искать другое место для проведения вашего праздника.

 5 Рассадка гостей

Кто, где и с кем будет сидеть? Этот момент не всегда является важным, и все-таки, если это необходимо, требуется предварительная подготовка. Не стоит оставлять это на последний момент.

6 Разработка сценария (или сценарного плана)

Если вы талантливый человек, и в свое время, например, организовывали Студенческую Весну в университете, то у вас есть шанс подготовить хороший сценарий. Есть множество различных вариаций сценарного плана мероприятия. Но если вам сложно с этим справиться, вы всегда можете обратиться к специалистам. Они подготовят для вас отличный сценарий, а также помогут рассчитать тайминг вашего события.

Fotolia_64008667_Subscription_Monthly_M

7 Страховка мероприятия

Если вы планируете пригласить подрядчиков (фото, видео, артисты, аппаратура и т.д.), не откладывайте это в долгий ящик. Необходимо обязательно заключить с каждым подрядчиком двусторонний договор об указании услуг.

8  Быть в курсе дел

Ваша задача, как организатора, чтобы все прошло в нужном ключе. Нужно выстроить дружеские отношения с менеджером ресторана, которого следует посвятить во все тонкости мероприятия. Подрядчики должны быть проинформированы о времени начала и последовательности выступления артистов. Решить данные вопросы необходимо заранее, примерно за месяц, так как с приближением мероприятия, будут возникать другие важные задачи, требующие вашего внимания и времени.

9 Маленькие неожиданности или подарки

Итак, для нас очень важно, ЧТО люди будут помнить и говорить о мероприятии. Поэтому нужно обязательно спланировать какие-то приятные неожиданности для ваших гостей. Например, для подогрева интереса к будущему событию, можно разослать гостям креативные приглашения. Важно помнить о подарках! Они должны быть интересными и нести определенную идею и быть связаны с концепцией всего праздника. Не самыми лучшими подарками для гостей будут губки для ботинок, крем «Ромашка», зубные пасты и ручки.

10 Быть готовым ко всему

Если вы решились взять на себя ответственность организовать праздник, вы должны принять важную истину: на мероприятии вы не отдыхаете, а работаете. Пока не закончилась программа и не ушли все гости, может случиться все, что угодно. Вы должны быть готовым ко всему, имея запасной вариант развития событий.

Fotolia_62903654_S

Конечно, эту тему в 10 пунктах не раскроешь, но мы попытались рассказать вам о самых основных моментах. В следующих статьях мы раскроем и другие темы, касающиеся мероприятий и их организации.

А пока мы желаем вам удачи в этом нелегком, но приятном деле!

Автор статьи: Руководитель агентства Данил Земцов.



Комментарии


Комментариев пока нет

Пожалуйста, авторизуйтесь, чтобы оставить комментарий.
Я согласен(на) на обработку моих персональных данных. Подробнее
Пожалуйста, авторизуйтесь, чтобы оставить комментарий.

Авторизация
Введите Ваш логин или e-mail:

Пароль :
запомнить